Teletrabajo con una mentalidad fuera de la caja

Autor: Instituto Arbinger
Fecha: marzo 18, 2020

Tras la cadena de rápidos acontecimientos de los últimos días, son muchas las empresas que han respondido con rapidez a la crisis del coronavirus implantando el trabajo desde casa.

Hasta la crisis del #covid19, según la Encuesta de Población Activa, el porcentaje de ocupados que teletrabajaba en España desde su domicilio era el 4,3%. Tras el estado de alarma decretado por el gobierno español, las empresas que ya han tenido alguna experiencia de teletrabajo, lo han extendido temporalmente, para evitar contagios durante el periodo de confinamiento, a parte de la plantilla y en algun caso a todos los trabajadores de la empresa.

Muchas empresas medianas y pequeñas, sin embargo, que no habían tenido aún ninguna experiencia previa en teletrabajo, se han visto obligadas a cerrar por unos días y a replantearse de forma forzosa una nueva manera de trabajar.. ¿Están preparadas estas organizaciones? Probablemente no, y todavía menos para dar respuesta a por qué no teletrabajar total o parcialmente tras la crisis.

El coronavirus, de forma absolutamente imprevista, va a ser una gran prueba piloto de la cual aprender y sacar conclusiones en cuanto a la efectividad y productividad de trabajar sin acudir presencialmente a la empresa. Del 4,3% de teletrabajo, quizás pasemos al 50% de personas teletrabajando durante los meses de marzo y abril.

En los próximos 30 días, será importante ayudar a gestionar la creciente incertidumbre y ansiedad sobre la evolución de la epidemia en nuestro entorno más cercano, por no hablar del impacto que tendrá en nuestras economías domésticas y en la economía en general. Esta situación nos obligará a trabajar y a comunicarnos de otra manera. Fomentar las videoconferencias y las llamadas telefónicas en detrimento de tanto email, ayudará mucho a humanizar las comunicaciones y a empatizar con las emociones y los miedos del momento.

Un artículo reciente de la prestigiosa revista Harvard Business Review sobre planes de emergencia para trabajar en remoto sugiere cinco pasos para comenzar:

  1. Reconocer y asumir tal posibilidad;
  2. Identificar trabajos y tareas que se podrían ver afectadas;
  3. Revisar el Hardware y Software disponible y solucionar cualquier problema que dificulte el acceso en remoto;
  4. Establecer anticipadamente un protocolo de comunicaciones;
  5. Identificar indicadores (KPIs) y medirlos para ver lo que ha funcionado y lo que no y poder tomar decisiones una vez pasada la crisis

El liderazgo es ayudar a crecer, y en este nuevo escenario, los buenos líderes deberán emplearse a fondo y ayudar a sus equipos, empoderándolos, dándoles más confianza y responsabilidad y clarificando sus dudas.

El buen liderazgo, en esta nueva manera de trabajar a distancia, será clave para que los equipos continúen colaborando de manera efectiva, pongan foco en el negocio, y puedan ajustar la manera de trabajar, para que sea efectiva y útil. Es con toda certeza una gran oportunidad para tener conversaciones de curiosidad, (de las que habitualmente no se tienen en las organizaciones), para aprender y saber más de los objetivos, necesidades y retos de cada persona con la que interactuamos, sea nuestro manager o nuestro equipo, o nuestros colegas o mejor aún, nuestros clientes. Tener curiosidad para saber más cosas sobre lo que es importante para ellos ahora, en este momento de crisis, nos preparará para ayudarles de forma más útil. Son reuniones “Meet to Learn”. 

Lo que tenemos entre manos es una oportunidad extraordinaria para repensar y evolucionar nuestra manera de trabajar, y ya que nos ponemos, desde el Instituto Arbinger proponemos hacerlo desde una mentalidad fuera de la caja.

Esta es nuestra propuesta para empezar de la mejor manera el Teletrabajo desde fuera de la caja, y que sea sostenible y efectivo mantenerlo en el tiempo, tras la crisis.

  • Entender porqué es importante la mentalidad fuera de la caja para que el teletrabajo sea tan efectivo o más que la manera de trabajar presencial. El espíritu de solidaridad que estamos viviendo con esta crisis está siendo una gran oportunidad para facilitarnos nuevas maneras de ver la vida, el trabajo y las personas con las que convivimos y trabajamos. Nos estamos dando cuenta que somos tan vulnerables como cualquier otra persona, que no dominamos la naturaleza y que no somos más importantes que los demás, que todas las personas son igual de importantes y contribuyen con su disciplina y solidaridad a minimizar los contagios. Desde esta nueva mirada más consciente y humilde, nos nacen ganas de ayudar y ser útiles a los demás, y por tanto generamos nuevos comportamientos más colaborativos y efectivos. Lo estamos comprobando con los voluntarios, médicos y personal sanitario, científicos, investigadores, y mandatarios políticos. Este es el paso más importante, el que nace de nosotros, el paso de querer ver a los demás como personas que importan tanto como nosotros, y el deseo de ayudar.
  • Mapa de Trabajo: repensar la manera de trabajar y hacerlo con una mentalidad fuera de la caja. Partiendo de estas ganas de ver, estamos en la mejor disposición para ello. Como líderes podemos proporcionar orientación a las personas para trabajar con esta nueva manera de ver. Esta herramienta ayuda a poner en contexto nuestro trabajo, teniendo en cuenta a las personas a quienes afectamos (Manager, Colegas, Equipo y Clientes), a pensar en nuestras áreas clave de responsabilidad (o roles) y a enumerar los objetivos clave de cada rol. Una vez completados los mapas de trabajo, tenemos una visión más clara de nuestras funciones y roles, y de los objetivos principales de cada uno de ellos que nos permiten hacernos responsables de nuestro impacto en los demás, y poner foco en las tareas a hacer y sobre todo desde qué mentalidad hacerlas para tengan ese impacto deseado.
  • Definir Objetivos Fuera de la Caja: partiendo de los objetivos clave pensados en cada uno de nuestros roles, identificamos a las personas y equipos a quienes podría afectar el modo en que intentamos conseguir cada objetivo. Los integramos en la ecuación, redefinimos dichos objetivos de manera que les ayuden a conseguir sus objetivos, y nos comprometemos a hacerlo.
  • Aclarar Roles: debemos tener una adaptación constante al entorno tan cambiante que enfrentamos. Por eso es bueno tener una buena conversación con cada persona para aclarar y actualizar qué roles precisan más tiempo y esfuerzo. Como líderes podemos ayudar a nuestro equipo directo a entender la importancia que tiene para la organización cada uno de sus roles y decidir cuánto tiempo asignarles. La simple reflexión de ordenar nuestros roles en términos de importancia para la organización (no para nosotros), y la sinceridad de indicar el porcentaje de tiempo real que estamos dedicando a cada rol, nos permitirá tener una interesante conversación con nuestro manager sobre nuestra propuesta de donde invertir nuestro tiempo, pedirle feedback y llegar a un acuerdo que aclare la priorización de nuestros roles.
  • Rendir cuentas (accountability) del impacto de nuestro rendimiento: trabajar a distancia requiere hacerlo desde la confianza y el empoderamiento para poder ser autónomo, resolutivo y luego rendir cuentas. Para ello lo ideal es que el líder comunique claramente que espera de cada miembro del equipo que tome la iniciativa y se autoevalúe en términos de capacidades (habilidades y aptitudes para realizar cada uno de sus roles con excelencia), Impacto (medida en la que ayuda a los demás) y Esfuerzo (foco y atención general y por rol para alcanzar los objetivos).

¿Y todo esto para qué? Para ayudar a crecer y a desarrollar el concepto de auto-desarrollo, y que cada persona tome el mando de su carrera profesional y tenga ganas de compartir su autoevaluación y su plan de mejora con su manager. La idea ya no es que el manager te llama para que le reportes, sino que se llama al manager para programar con él, con una frecuencia a convenir entre las partes, una conversación de desarrollo, no de control. Son reuniones muy potentes, y no necesariamente largas (pueden durar 15 minutos), en las que por cada uno de nuestros roles comentamos muy resumidamente los esfuerzos más recientes y los resultados obtenidos, seguidos de nuestra autoevaluación del rendimiento en cada rol y nuestros planes de acción para mejorar el rendimiento en cada rol. Eso significa pensar antes de la reunión qué mejorar en capacidad, qué mejorar en impacto y qué mejorar en esfuerzo. Y por supuesto pedirle feedback al manager y escuchar para aprender y mejorar en aquellos puntos ciegos no identificados pero que él si ve.

Actualmente, online y en remoto, el Instituto Arbinger España ofrece charlas a medida en formato webinar, sesiones de coaching individual, y sesiones de coaching de implementación a líderes que que ya han realizado el programa básico “Desarrollo e Implementación de una Mentalidad Fuera de la Caja” y/o nuestro programa “Liderazgo Fuera de la Caja”.

En muy breve plazo, ambos programas los podremos ofrecer también online a través de Zoom. Si estás interesado/a o deseas más información, contacta con nosotros.

 

 

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